秘書の現実

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秘書は女の世界。テレビドラマなどでも、ギスギスした関係性を描いているのを見かけたりします。
今日は秘書の現実について、少し書いていきたいと思います。

秘書同士の関係

 秘書職に憧れやキラキラしたものを思い描いていて業務につくと、思っていたよりも地味で縁の下の力持ちなことに驚かれることでしょう。実は、孤独な黒子なのです。

 私は新卒入社で配属された部署が秘書室でした。新人研修の際「あなたの同僚は入社式の壇上にいた方たちですよ」と冗談半分で言われましたが、後々考えると確かに仕事でよく関わるのは、壇上にいた役員や職責社員の方々なのです。

 業務を先輩から教わることはありますが、他部署のように同じプロジェクトや仕事を一緒にする事はありません。業務で得た内容も秘匿義務がありますので、担当上司に腹が立っても、洗いざらいを愚痴ることができない。これが秘書の孤独感に繋がります。

 秘書同士はそういう気持ちを理解しあえて、全て話さなくても愚痴を聞いてくれたりするので、案外関係性が良好な事が多いです。職務柄、相手の気持ちを察する力に長けている方が多いのだと思います。秘書同士で胸がザワザワしても、割り切れる方が多いのも特徴のような気がします。

 担当上司の格を落とさないように、自身の振る舞いに気を付けている秘書もいます。

その方は役員が多忙なために様々な判断を任されたりしていたため、勘違いしてるやお高くとまっていると周囲に誤解されることもありました。そういう意味でも、やはり孤独な職務だなと思います。

 それぞれ秘書のやり方は違いますが、担当上司の意向と業務遂行がスムーズに行われることを第一に後援しており、なるほどと感心することが多々あります。

 お互いに日常の鬱憤を共感でき、勉強にもなるという関係性が秘書同士かもしれません。

心がまえ

 秘書は、黒子に徹する心構えが大切ですが、おごらずにいることも大切です。

 職位が高い役員の秘書をしていると、周囲の社員が気を遣ってくれたり持ち上げてくれたりすることがあります。忙しい役員のスケジュールを優先確保してもらいたかったり、役員に通じているので、そのような行動をする方も少なくないのです。そういう事が続くと、中には段々と勘違いしてしまう秘書もいます。 

 忘れてはいけないのが、秘書は単なるアシスタントで黒子です。勘違いをしていると、肝心な仕事内容が見えなくなります。

 秘書の仕事は何かと調整が多く、社外社内問わず周囲の人との連携プレーが必須になります。それには、自分で関係性を築いていかなければならないのです。

 関係者全ての人に会ってお話しするという事はできないので、電話やメールだけで関係を深めていくことになりますが、それでも誠意をもって接していれば相手に伝わります。

 よくあるのが、上司からの指示を代理で伝える事です。

 普通にそのまま相手に伝えると上から目線だと不快に思われることも多いので、私はとても気を付けてへりくだって言うようにしています。

 いつも助けてくれている周囲の人たちへの感謝の気持ちを忘れずに、おごらず謙虚にいるように気を付けましょう。

投稿者プロフィール

横居安咲
横居安咲
日系大手住宅メーカーへ入社後、秘書室へ配属。
役員秘書、役員受付を担当。
秘書の知識とノウハウを身につける。
その後、外資大手メーカーにて部長アシスタント、日系大手電機メーカーにて部長秘書、役員秘書の業務に携わる。
夫の転勤に伴い、アメリカ、イギリス、メキシコへ在住経験あり。
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