「神エクセル」
皆さんこの言葉を聞いたことはありますか?
定義というと難しいですが、おおよそ以下のような特徴があります。
・その業務に熟練した人が作った
・担当者が変わっても脈々と受け継がれている
・マクロや数式などが随所に散りばめられ、作りはかなり複雑
・複雑すぎておいそれと修正できない
・そのエクセルがないと業務が回らない
よくこういうエクセルの話になると、IT屋さんは
「エクセルなんて使ってちゃだめだよ、システム化しなきゃ」
と半分バカにしたような口調で言われることが多いですが、ではなぜエクセルはダメでシステムはOKなのでしょう?
バックアップ?共有?
それはエクセル+aで実現できます。何千万も出してシステムを導入しなくても。
そう、なぜダメなのかをきちんと考察しないと、それは
「とりあえずシステム化」という重い病にかかり、いろいろなシステムが乱立し、改修のたびに多大なコストがかかる、負の資産へと繋がっていきます。そして最終的にはまたエクセルを使い始めます。
”システムが使いにくい”という理由で。
エクセルは万能なツールです。
万能すぎてあらゆる業務に使うことができ、業務を最適化します。
最適化には「部分最適」と「全体最適」があり、その2つは相反することも少なくありません。
”エクセルをシステム化する”
簡単なように見えて、実はかなり高度な業務整理と最適化の見極めが必要になります。
普段何気なく使っているエクセルファイルについて、改めて考えてみるのもいいかもしれません。