マニュアルの書き方
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マニュアルの書き方

みなさんマニュアル読んでますか?(書いてますか?)

業務マニュアルってありますよね(無い場合は作りましょう笑)
今日はそのマニュアルについて考えたいと思います。

マニュアルでまず大事なこと、それは

「誰が読むマニュアルなのか」ということです。

引き継ぎ、新入社員、外部委託等々
読む人によって、書く粒度や内容が変わってきます。

理想は「誰が見ても作業できるマニュアル」ですが、基本とする知識やスキルの想定は重要です。

例えば「スマホで明日の天気を調べてそれをエクセルに記入する」という日次の定型作業があったとしましょう。

さて、このマニュアルをどう作るか?

この作業にマニュアルいる?という人もいるでしょう

あえて書くのであれば、

————————————–
1.スマホで明日の天気を調べる
2.Excelに記入
————————————–

と、以上。
マニュアルなんていらないと思いますよね。

ただ、これだけでは前提条件が必要になります。

・スマホを操作して明日の天気を調べることができる
・パソコンを操作してExcelを開いて記入することができる

というスキルを持っている人でないとできないという条件です。

この2項目で終わるマニュアル(?)を書いた人は無意識にスマホとPC、Excel操作ができることを
ベースラインとしていたということになります。

ではその前提条件を無くすとどうなるでしょうか。

————————————————————
【スマートフォンフェーズ】
1.スマホの電源を入れる
2.画面に表示されたアイコンの中からお天気アプリのアイコンを探し、タップする
3.アプリの画面上で明日の日付を見つける(なければ日付指定して表示させる)
4.そこに表示されている天気のアイコンを確認する

【パソコンフェーズ】
1.パソコンの電源を入れる
2.ログイン画面が出たらIDとパスワードを入力し、パソコンにログインする
3.デスクトップ上のExcelのアイコンをダブルクリックし、Excelを起動する
4.Excelシートが表示されたらA1のセルにスマートフォンフェーズ4.で確認した天気を記入する
5.メニューバーのファイルをクリックし、上書き保存をクリックする
————————————————————

だいぶ内容が変わりましたね。

これは極端な例ですが、これをスマホやExcelではなく業務に当てはめると、同様なケースは多く存在します。
マニュアルを書く場合、無意識でベースラインを想定してしまうと、実際に作業する人とのギャップが生まれてしまいます。

作業をミスなく確実に実行できるようにするのがマニュアルの目的です。
「作った人しかわからないマニュアル」を後世に残してしまわないように、
”マニュアルを理解するためのベースライン”をどのレベルに想定するのか、
事前によく検討してマニュアルを作成したいものです。

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投稿者プロフィール

事業部長ライダー
P&A Works Company株式会社 ワークモデルクリエーション事業部の事業部長。
生涯現役ライダーとして世界を飛び回る。
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