リモートワークの普及や電子帳簿保存法の影響で、最近ワークフロー(申請型)が熱いですね。
いままで紙で回していたものを電子化するだけとはいえ、
リモートワークでは大きな力を発揮しますし、
電子帳簿保存法への対応として、ワークフローシステムを導入するケースもよく聞きます。
数あるワークフローですが、大きく分けると2種類に分かれるのではないでしょうか。
「スタンドアローンタイプ」と「アドオンタイプ」です。
スタンドアローンはワークフローシステム単体で動くタイプ。
とりあえずワークフローのパッケージを買えば使えるやつ(もちろん設計/構築は必要ですが)
一方「アドオンタイプ」は特定のプラットフォーム上で動作するものです。
使うためにはそのプラットフォームを使っていることが前提になります(プラットフォームごと導入もできますが)
イニシャルの導入コストでみると
・スタンドアローン > アドオン
だいたいこうなりますね。
すでにプラットフォームに慣れ親しんでいれば、コストも安いし操作性も馴染みのあるアドオンタイプの方が
魅力に感じるかもしれません。
そんなアドオンタイプのワークフローの中で、最近良く聞くのが
「SBT Flow」という製品
これはSharePointOnlineというプラットフォームの上で動作する、
SBT=Softbank Technology(ソフトバンク・テクノロジー)
が販売しているワークフロー製品です。
機能としてはシンプルでデータもShare Point Online(以下SPO)に保存するので、
すでにSPOを使用しているもしくはMicrosoft365を契約していてSPOが使えるよという会社は、
けっこういいんじゃないでしょうか。
時短のためのワークフローなのに、そのワークフローを使うために多く時間を使っていたのでは本末転倒なので、
導入が容易で、操作が簡単(新たに覚えることが少ない)なワークフローの選定が必要ですね。