メールアーカイブと電子帳簿保存法
Read Time:14 Second

メールアーカイブと電子帳簿保存法

電子帳簿保存法では”電子取引”に当たるメールの保存期間を7年~10年としています。
単純に考えてメールを最大10年分保存しなければいけないということですね。
(もちろん全てのメールではありませんが)

加えてその保存されているメールが、
・取引先/取引日/金額で検索可能なこと、
・データが訂正削除できないこと
という要件も加わります。

「うちはメールアーカイブがあって、容量も10年持つから大丈夫」
と、電調法対応として、メールのアーカイブ機能を使っているという
会社は一定数あるのではないでしょうか。

ただ、その場合気をつけてほしいのは
ちゃんと”アーカイブ=編集不可能”となっているか?
ということですね。

確かに10年間の保存期間は担保できたとしても、
アーカイブが削除可能だったらどうでしょうか。
メールフォルダを整理する感覚で、エンドユーザーが不要なメールとして
削除できてしまいますね。

この”アーカイブ”と”メール保持”がシステムによっては同一の
意味で扱われているケースもありますし、
完全に別機能として用意されているケースもあります。

電調法対応以外にも、
”万一の訴訟に備えて証跡としてのメール保持”として
アーカイブを利用している場合もあります。
この場合、利用者がメールを削除できてしまうと、
証跡の役割を果たせません。

明確に”電調法対応”だとか”訴訟対応”と謳っているシステムなら
そんなことは無いと思いますが、
既存のアーカイブ機能を電調法や訴訟への対応に使用する場合は、
いま一度アーカイブ機能の詳細を確認してみましょう。

「メールアーカイブ」という言葉に潜むブレが
そこにはあるかもしれません。

このサイトをフォローする!

投稿者プロフィール

事業部長ライダー
P&A Works Company株式会社 ワークモデルクリエーション事業部の事業部長。
生涯現役ライダーとして世界を飛び回る。

サイト内検索

カテゴリー