普段何気なく使っているいろいろなシステム。
問題なく使えている時はいいのですが、
急に使えなくなったときって困ってしまいますよね。
例えばそれが事前に予定されていたシステム停止であっても、
「聞いてねー」となりがちです。
この”予定されたシステム停止”を事前に伝える方法は複数あります。
よくあるのが、使っているシステム内で告知される場合。
使っているシステムなので確実に目にするため、システム停止したら困る人に
情報を届けることができます。
ただ、いざ使えなくなった時には、告知そのもが見れなくなってしまうという
問題があります。
じゃあということで、メールでシステム停止を告知するのは
一般的な手段ですが、これまた”メールに埋もれてしまう”状況になって
肝心の情報が伝わりにくくなってしまいます。
電話は一旦は確実に伝わりますが、
システム停止日を迎える頃には、おそらく忘れ去られていることでしょう。
じゃあ、システム停止を告知する最善の方法ってなんでしょう？
あるベンダーは「FAX」という画期的なツールを使ってシステム停止を告知しています。
いや、冗談じゃなく、ディスっているわけでもありません。
いろいろな告知方法を試して、一番伝わりやすかったのがFAXだったというこです。
FAXは着信という扱いになるため、
どうやら電話と同等程度のコミットメント力を持つらしく、
けっこう社内で重要に扱われます。
また、情報が紙という”モノ”で残るため、
そのFAXを壁に貼っておけば、情報を表示し続けることができます。
意外な盲点ですが、
このベンダーでは試行錯誤の結果としてFAXという手段が確立しました。
目的にあった最適な手段を選択することは、当たり前のように聞こえますが、
実は簡単なことではありません。
先入観にとらわれず、目的にあった最適な手段を選択できるよう、
気をつけたいですね。
